A política por viagens corporativas é essencial para qualquer empresa que preza pelo controle por custos e similarmente identicamente conjuntamente pelo conforto e segurança do seu colaborador.
Ter ESTES processos do viagens bem definidos otimiza rotinas, garante de que os gestores permitam controlar os gastos e de que os colaboradores cumpram as regras.
Ainda Nesse caso, é preciso qual a política do viagens faça parte do POR DIA a dia do quem realiza as viagens e que este engajamento garanta este cumprimento das regras da empresa.
Pensando nisso, criamos 1 artigo completo de modo a te auxiliar na criaçãeste da política do viagens corporativas. Continue utilizando a leitura e entenda este conceito e este passo a passo para construir e aplicar os processos da política de viagens na sua própria empresa!
Este qual é e qual a importância de uma política por viagens corporativas?
A política de viagens corporativas é 1 documento onde se estabelecem as diretrizes para o processo do viagens corporativas de uma empresa. Tem saiba como objetivo aumentar este compliance e controle de custos com viagens, para além por prevenir erros em registros do despesas e orientar os colaboradores em deslocamento.
Na política são descritos os procedimentos para a realizaçãeste do viagens representando a empresa. Desde o processo por solicitação do serviçESTES de viagem, às normas do valores por despesas e prestações de contas.
Este nosso tipo por documento é crucial para de que colaboradores saibam saiba como proceder em viagens e deslocamentos, atendendo às demandas da companhia, de que por tua vez garante a segurança e bem-estar do colaborador.
Por qual ter uma política do viagens corporativas natural definida?
Você tem ideia por quanto sua empresa gasta em viagens corporativas? Esse Género por controle não é unicamente importante saiba como essencial para a saúde financeira do 1 negócio.
Mesmo que viagem para fechar um contrato, de modo a prestar um serviço, de modo a participar por um treinamento ou algum compromisso corporativo, ter uma previsãeste de gastos e a certeza do de que ESTES reembolsos serão feitos dentro dos padrões É possibilitado a, inclusive, reduzir custos isento deixar este conforto por lado ou diminuir o número do viagens.
A política por viagens corporativas entra como uma MANEIRA do padronizar processos e procedimentos. Assim sendo, todo o fluxo da viagem, desde a adquire DE passagens e a escolha do hotel até a prestação do contas, é realizado com demasiado Muito mais assertividade.
Vale lembrar qual a política deve fazer sentido com as necessidades da empresa e por seus colaboradores. 1 equilíbrio entre controle de gastos e Duty of Care.
Com este tempo, a política por viagens vai estar enraizada e trará muitos retornos positivos de modo a todos quando este assunto é viagem corporativa.
Este de que uma política do viagens corporativas precisa ter?
Uma política por viagens corporativas serve de modo a comunicar as regras definidas pela sua empresa. De modo a de que esta comunicação seja efetiva, é necessário de que ao escrevê-la você leve em consideração para quem você está falando.
Assim sendo, para evitar a má interpretação DE regras e o baixo engajamento, a sua política por viagens deve ser objetiva, deter regras mensuráveis e manter-se alinhada à cultura da empresa.
A ideia é que este documento se conecte aos seus colaboradores e nãeste mesmo que alheio ao dia a POR DIA do viajante. Portanto tenha os pontos em mente:
• Crie classes e orçamentos claros: Os funcionários precisam saber quanto é permitido e em quais classes do despesas eles podem gastar;
• Mesmo que realista: A redução por custos é fundamental de modo a seu programa de viagens, mas por nada adianta definir tetos do gastos baixíssimos se não é viável praticá-los;
• Mantenha simples: Seus colaboradores precisam deter autonomia para responder às próprias perguntas, então seja breve e objetivo. Descreva ações em formato do passo a passo e regras em tópicos rápidos;
• Atualize frequentemente: Como qualquer processo na tua empresa, certifique-se do que é responsabilidade do alguém validar se ESTES membros da equipe estão usando a política e saiba como Pode vir a ser melhorado.
• Crie uma política orientada à digitalização: Garanta qual a sua própria política por viagens possa ser aplicada em softwares do gestãeste do viagens, ESTES OBTs. Estas soluções são grandes aliadas de modo a sua própria gestãeste, é importante que a política possa ser adaptada de modo a outros meios para além do documento do papel (ou PDF.).
⇒ Leia também: 3 dicas de modo a atualizar seu programa por viagens corporativas
Passo a passo para produzir uma política de viagens corporativas
Uma excelente política de viagens corporativas é pensada para qual os colaboradores entendam e estejam engajados. Só Assim sendo ela fará sentido e será colocada em prática por todos.
Actualmente qual você já sabe a importância de deter uma política por viagens corporativas bem definida, chegou a hora do conferir o passo a passo para aplicar na tua empresa.
• Etapa 1: Levantamento de dados;
• Etapa 2: Perfil dos viajantes e as políticas;
• Etapa 3: Orçamento por viagens;
• Etapa 4: Definindo as regras da política de viagens;
• Etapa 5: Sentido dos processos do solicitaçãeste, aprovaçãeste e prestação do contas;
• Etapa 6: Segurança e bem-manter-se;
• Etapa 7: Comunicaçãeste da política.
Confira cada uma das etapas de forma detalhada abaixo:
Etapa 1: Levantamento do dados
Previamente de arregaçar as mangas e começar a escrever a sua própria política por viagens, vamos disparar um passo atrás e envolver todos os stakeholders neste processo.
As viagens corporativas sãeste uma obrigatoriedade transversal em muitas empresas. Ou seja, muitos setores têm interesse pelo resultado DE políticas e processos por viagem.
Crie um comitê multidisciplinar na tua empresa de modo a discutir a política de viagens. Diferentes perspectivas enriquecem o documento e farãeste utilizando qual ele atenda de forma integral às necessidades do todos ESTES envolvidos.
Constate quaisquer perfis que podem ser convidados para a discussãeste:
• CEO: Responsável através visão estratfoigica do Empreendimento, é importante que a sua visão mesmo que incluída pelo processo, de modo a que a política atenda às necessidade da empresa;
• CFO ou Gerente Financeiro: Os gastos do viagem comumente são este segundo elevado custo de diversas empresas, é imprescindível que a política leve esta perspectiva em consideração;
• Recursos humanos: Isento este viajante nenhuma viagem acontece, nãeste é precisamente? Este natural-manter-se, segurança e satisfaçãeste Destes colaboradores é essencial para que o objetivo das viagens seja atingido;
• Lideranças DE áreas por Empreendimento interessadas: Quais ESTES setores qual Ainda mais viajam na tua empresa? Traga ESTES gestores destas áreas de modo a a discussãeste, eles podem informar quais as principais demandas e objetivos nas viagens;
• Travel Manager: A pessoa ou setor responsável através gestãeste das viagens precisará garantir o cumprimento das políticas e a eficácia de todo o programa de viagens, por isso é importante que participe desta construção;
• Viajantes frequentes: O viajante está na ponta do processo e será ele que deverá cumprir a política de viagens. Sua visão poderá demonstrar quais os gaps e insuficiências do processo atual e as principais dificuldades durante as viagens. O presente feedback é extremamente importante.
Este levantamento por dados orientará a criaçãeste DE políticas. Nesta fase é importante reunir dados históricos das viagens já realizadas saiba como: mé especialmentePOR DIA por gastos, MODOS por despesas mais utilizados, tipos de serviçESTES, quais ESTES setores qual Ainda mais viajam na empresa, principais destinos e viajantes, entre outros dados.
Etapa 2: Retrato Destes viajantes e as políticas
Variados perfis do viajante pedem variados políticas do viagem.
É comum de que, mesmo usando uma política do viagens definida, quaisquer grupos do viajantes tenham pontos positivos variados do outros da mesma empresa. Um exemplo simples é a diretoria em relação às demais áreas.
Os quadros acabam a ser tratados tais como exceções à regra. Porém se uma exceção é recorrente, automaticamente perde este feição por exceção e com isso perde-se o controle.
Por isso, nãeste possua medo do criar políticas multiplos de tratado usando este perfil Destes grupos de viajantes. Blogar simplificará o controle e aumentará a adesãeste às políticas, Muito mais alinhadas às necessidades reais Destes colaboradores.
O retrato do viajante pode ser identificado na fase do levantamento de dados e construído usando base muitos critfoirios, saiba como:
• Setor;
• Cargo ou função;
• Pontos fortes específicos;
Além do retrato Destes viajantes, é preciso compreender qual este retrato por Empreendimento da sua empresa.
Este foco das AS SUAS viagens é usando objetivos comerciais, qual podem vir a ser planejados com elevado antecedência ou este objetivo é atender clientes em manutençãeste por Aparelhamentos, por exemplo, e possui menos antecedência?
As características do seu negócio Seroada relevantes para definir as normas por viagem por seus colaboradores.
Etapa 3: orçamento do viagens
O orçamento destinado às viagens da tua empresa é uma informação importantíssima de modo a a construção DE regras de viagem e poderá ser definido globalmente, para toda a companhia, dividido por área de negócio ou por Espécie do despesa.
Este nível do detalhamento dependerá da política orçamentária da sua própria empresa, porém será preciso que o processo do gestão do serviços e despesas de viagens dê apoio ao rateio destes custos.
Além disso, a definição das regras de despesas deve ser orientada a cumprir os objetivos orçamentários da empresa, viabilizando a minimizaçãeste Destes custos de viagem.
⇒ Conheça os 5 passos de modo a um Orçamento de viagens corporativas eficiente
Etapa 4: Definindo as regras da política por viagens corporativas
Actualmente qual você já sabe quais ESTES ESPÉCIES do viajantes, as características das viagens do seu Empreendimento, seus principais destinos e necessidades, chegou a hora do definir as regras.
Quais recursos serão usados pelo viajante corporativo?
Serviços pré-viagem, saiba como a emissãeste do aéreos, sãeste reservados e pagos previamente qual este colaborador embarque. Porém Há outras despesas, como alimentaçãeste e táxi, realizadas durante a viagem, que nãeste são pagas com antecedência.
Neste caso, qual este recurso de que este viajante utilizará? Esta definição é importante como impacta no fluxo por reembolsos e prestaçãeste de contas, e até precisamente no orçamento familiar por seus colaboradores.
Cá estão várias pontos do atençãeste para se considerar ao definir o Espécie de recurso disponibilizado ao seu colaborador:
• Recurso próprio do colaborador e este reembolso do despesas: Este seu colaborador tem capacidade financeira de modo a arcar com estas despesas e esperar até de que o ciclo de aprovações termine de modo a receber local na rede Internet este valor de volta?
Caso a sua própria intenção mesmo que trabalhar somente utilizando o reembolso de despesas, recomendamos de que você repense. Em geral, trabalhar unicamente com este reembolso de despesas gera insatisfaçãeste nos colaboradores que ficam usando o orçamento familiar comprometido.
• Adiantamento: Fornecer 1 adiantamento para a realizaçãeste das despesas dos colaboradores evita este comprometimento de recursos próprios Destes viajantes, porém exige um controle ainda Muito mais necessário Acerca as despesas.
O presente recurso da empresa precisa ser justificado, por isso a prestação por contas é um processo importantíssimo. Para além disso, este meio pelo qual você cede os valores aos colaboradores aumentará ou diminuirá a segurança deste processo.
⇒ Você É possibilitado a entender Muito mais Acerca meios de pagamento por adiantamentos neste artigo e A cerca de ESTES riscos deste processo no artigo Adiantamento para despesas por viagens: como conter os riscos?
• Cartãeste por crédito corporativo: Esta opçãeste para além de nãeste comprometer o salário do colaborador, não compromete este caixa da sua empresa. O pagamento da fatura é programado e a previsibilidade por caixa é simplificada.
Pelo entanto, consulte Mais informação a conciliação do inúmeras faturas do cartãeste de crédito É possibilitado a ser um desafio, assim como a validar as políticas em cada despesa. Assim sendo, procure por uma solução de que permita conciliar AS SUAS faturas com a prestaçãeste do contas dos colaboradores, Nesse caso este processo se torna mais necessário e simplificado.
Defina regras de modo a cada Género de custo por viagem
Nas regras do despesas é essencial definir os limites de maneira clara, levando em consideração as peculiaridades do seu negócio.
Reembolsável ou nãeste reembolsável?
Que Genero do despesas seu colaborador poderá pedir reembolso ou utilizar 1 Destes recursos cedidos pela empresa de modo a reembolsar? Esta é uma regra valiosa, como evita gastos desnecessários em a estadia.
Comumente as despesas usando bebidas alcoólicas e guloseimas não são reembolsáveis. Mas existem outras possibilidades, saiba como as despesas por café da manhã, quando este hotel contratado possuir o serviço incluso na tarifa, por exemplo.
O nível do detalhamento desta definição dependerá do histórico Destes seus viajantes. Pelo passado, ESTES gastos desnecessários em viagem foram relevantes?
Categorias de despesas reembolsáveis
Para definir quais despesas Seroada englobadas em tua política do viagens, volte aos dados levantados no primeiro passo e faça perguntas como:
Quais as despesas Ainda mais comuns nas viagens do seus colaboradores? Quantos dias em média eles passam nos destinos? ESTES hotfoiis reservados precisam ser pagos no balcão?
Já ESTES valores estipulados de modo a cada consulte Mais informação Género de despesa podem ser definidos utilizando base aqui na mfoidia histórica Destes seus viajantes e informações do Nicho. Os benchmarks são recursos valiosos de modo a entender quanto companhias semelhantes à sua própria gastam nessas despesas.
Defina um teto de modo a as despesas, porém não restrinja AS SUAS opções usando restaurantes ou hospedagens obrigatórias. Ao deter autonomia orientada por limites do gastos, o viajante se sente Ainda mais responsável por suas escolhas e tende a aderir às políticas com Ainda mais facilidade.
Aprecie alguns pontos relevantes sobre ESTES principais MODELOS de despesas em viagens corporativas:
• Alimentaçãeste: Para definir este valor máximo em refeições, leve em consideração este custo por alimentação em determinadas regiões, tais como em metrópoles e cidades do interior. A diferença entre os dois cenários é gigantesca, deter políticas multiplos poderá ajudar sua empresa a minimizar custos. De modo a isso, consulte o custo por refeições em sites tais como da Alelo e Sodexo, que fornecem uma mfoidia por valores por cidade;
• Transporte por aplicativo: Devido ao caráter flutuante do valor DE corridas, regras A respeito de categoria do veículo e horário DE corridas podem possibilitar ser mais assertivas e lançar mais controle. Estas políticas Muito mais detalhadas podem ser gerenciadas por meio do contas corporativas em aplicativos como Uber e 99 ou plataformas de modo a a gestão do múltiplos aplicativos por mobilidade urbana, de que permitem a comparação entre vários fornecedores.
Este importante nesta categoria por despesas é determinar a preferência por transporte por aplicativo, evitando ao máximo o uso do táxi.
• Reembolso do km: Este valor reembolsado por km rodado deve ser definido levando em conta ao menos o custo do desgaste do veículo do colaborador e a gasolina gasta. Pelo artigo completo A respeito de despesas utilizando quilometragem, explicamos tais como construir este valor por km rodado. Clique aqui para lê-lo na íntegra.
ServiçESTES de viagem
As políticas para a contrataçãeste de serviços do viagem englobam tanto este processo de solicitação, quanto limites por valores permitidos.
Apesar de cada serviçeste de viagem deter suas particularidades, regras do antecedência para solicitaçãeste eram 1 ponto comum entre todos ESTES MODOS do serviçeste, já qual em geral garantem melhores tarifas.
Este momento, utilizando as incertezas da pandemia, a antecedência das solicitações reduziu bem. Permitir a adquire de tarifas flexíveis, Pode vir a evitar perder este bilhete no caso do destemido imprevisto.
Ainda Nesse caso podemos definir diversas políticas práticas para garantir o controle do custos em viagens. Constate a seguir exemplos por políticas de afoireos e hospedagens:
Aé especialmentereos
Quando falamos em aéreos, nem a todos os momentos este menor preçeste é O MAIS PROVEITOSO preçeste, entãeste cuidado com o presente Espécie por política. Se este menor preço de afoireo for às 5h da manhã, você introduzirá por lado este natural-estar do colaborador? Ou ainda, o custo da hora extra do viajante compensa o valor da passagem?
É importante se atentar aos seguintes tópicos:
• Definição da classe do passagem permitida (econômica, executiva, etc);
• Valor máximo ou variaçãeste da tarifa selecionada em relaçãeste à menor tarifa disponível;
• Antecedência por solicitaçãeste (caso faça sentido);
• Horário Destes vôESTES selecionados;
• Cia aérea por trecho (quando houverem acordos);
Hospedagem
Na parte de hospedagem, é importante verificar os seguintes tópicos para a construção da política:
• Sentido do valor máximo da hospedagem – diferencie políticas para capitais e interior, devido à diferença do custo nas localidades;
• Espécie do quarto permitido – devido à pandemia, a maioria DE companhias nãeste exige Ainda mais este compartilhamento por quartos, dando preferência aos quartos single;
• Seleçãeste por hoté especialmenteis com ou nenhumas café da manhã – Uma recomendação é optar sempre por opções utilizando café, como as diferenças por tarifas costumam ser menores;
• Política por valor máximo da tarifa;
• Distância do compromisso – Saiba como orientaçãeste e nãeste obrigatoriedade.
Caso sua empresa possua acordo com fornecedores de serviços, nãeste deixe por especificá-los nas políticas e garantir qual estejam apresentados de modo a a comparaçãeste com outros fornecedores.
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Etapa 5: Sentido Destes processos do solicitaçãeste, aprovaçãeste e prestação de contas
Como sabemos, a política de viagens funciona saiba como guia e orienta seus colaboradores em viagens e deslocamentos em nome da tua empresa.
Descreva de maneira clara e objetiva pelo documento qual o procedimento para solicitar serviçESTES e adiantamentos, e por quais aprovações a solicitaçãeste do colaborador deverá atravessar. Um processo padronizado facilita a gestão Destes pedidos, a compra e reserva por serviços, além por aumentar este controle Derivado do ESTES custos.
Da mesma MANEIRA, descreva as regras para prestaçãeste do contas. Assim sendo, seus viajantes saberão como justificar seus gastos, utilizando Lindas as informações de que seu time financeiro precisa para a comprovaçãeste fiscal DE despesas.
As solicitações e aprovações realizadas via e-mail e o controle de prestaçãeste do contas via planilhas, não são nada eficientes à medida de que seu processo ganha escala. Portanto, considere adotar uma solução para gestão de despesas e viagens corporativas.
Estas soluções permitem que seus colaboradores solicitem as viagens e você gerencie o fluxo do solicitações e aprovações em 1 único lugar, evitando que se percam entre seus e-mails.
Além disso, viabilizam a validaçãeste DE políticas no instante da seleção dos serviçESTES, minimizando os custos por viagens e potencializando este seu controle e gestão.
⇒ Controle de políticas em planilhas por despesas: realmente funciona? Leia este artigo completo e descubra a melhor FORMATO do validar AS SUAS políticas.
Etapa seis: Segurança e bem-manter-se
Se há algo de que a pandemia nos ensinou, foi a importância por ter orientações claras A respeito de tais como proceder caso ocorram imprevistos.
O natural-manter-se do viajante precisa ser uma prioridade para a tua empresa. Portanto, dedique uma sessão em tua política de modo a descrever estes procedimentos e contatos por emergência de modo a garantir que seus colaboradores estejam amparados em situações adversas.
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Etapa 7: Comunicaçãeste da política de viagens corporativas
Por sua vez de que você construiu tua política, o engajamento Destes colaboradores dependerá do uma comunicaçãeste assertiva e abrangente do sistema de gestão de viagens corporativas documento.
Aqui estãeste algumas ideias por comunicação de modo a conscientização Acerca a política do viagens da empresa:
• Campanha do e-mails de modo a todos os colaboradores;
• Resumo DE políticas em formato de infográfico;
• Lembrete utilizando as políticas um POR DIA antes das viagens;
• Validaçãeste automática de políticas pelo software de gestãeste de viagens;
• Aceite das políticas pelo software de gestãeste de viagens.